Paulo Carneiro, 44, é fundador da P3 Image, empresa de gestão de documentos que faturou R$ 22 milhões em 2013. Atualmente, a empresa tem quatro galpões que totalizam 17.500 m², onde são guardados os documentos de cerca de 250 clientes. Mas ele se orgulha de contar que, no início, precisou guardar caixas com papéis até no chão do banheiro da antiga sede da empresa, em São Paulo.
No começo, o objetivo de Carneiro era apenas digitalizar os documentos e devolvê-los para os clientes. No entanto, as empresas passaram a pedir que ele também guardasse o material, e ele percebeu outra oportunidade de negócio.
"Os clientes levavam os documentos para serem digitalizados e demoravam para buscar. Um banco me pediu para guardá-los e comecei a usar uma garagem, depois a segunda e a terceira. Perdi as vagas para carros e comecei a guardar dentro do escritório", conta.
"Até que um dia tentei entrar no banheiro e a porta não abriu totalmente porque também havia caixas lá. Virou uma loucura."
De sobrado para galpão
Ele investiu R$ 90 mil para fundar a P3 Image num sobrado de 300 m², em 2003. Isso se mostrou insuficiente para a proporção que o negócio estava tomando. Em 2006, aplicou mais R$ 1,5 milhão na reforma de um galpão de 3.000 m², para onde transferiu a sede da empresa.
Em 2009, a empresa deu outro salto, nas palavras de Carneiro. "Um cliente me pediu para digitalizar 42 milhões de páginas em um prazo de 40 dias. Fiz uma parceria com uma empresa de scanners, que me forneceu as máquinas com um bom prazo de pagamento", conta.
"Trabalhamos 24 horas durante 40 dias para atender ao pedido. Depois disso, com equipamentos de ponta, passamos a conseguir clientes maiores."
Tecnologia permite digitalizar 360 páginas por minuto
Carneiro é formado em contabilidade, mas tem experiência anterior no mercado de tecnologia, em programação e análise de sistemas.
Ele também já foi sócio de outra empresa de gestão de documentos antes de fundar a P3 Image. A sociedade, que durou oito anos, terminou porque ele queria implantar inovações no negócio, mas enfrentava resistência dos sócios.
Carneiro desenvolveu os primeiros softwares de gestão de documentos da empresa que fundou sozinho. Hoje, possui uma equipe para isto e utiliza scanners com capacidade de digitalizar 360 páginas por minuto.
Os clientes podem acessar os documentos por meio de um portal específico ou pela internet.
Cuidados com segurança e confidencialidade
Além dos galpões em São Paulo, Itupeva (SP) e Rio de Janeiro, onde a papelada é armazenada, a empresa possui uma sala cofre para mídias como CDs e documentos confidenciais, na sede, em São Paulo.
A sala é acessada por poucos funcionários, que são identificados pela impressão digital, e possui sistema anti-incêndio que retira o ar da sala em caso de suspeita de fogo. Os galpões também têm controle de temperatura e de umidade.
A empresa ainda oferece consultoria para ajudar o cliente a identificar quais documentos devem ser mantidos ou podem ser descartados.
Os serviços custam de R$ 300 a R$ 40 mil por mês, dependendo do volume de documentos e da confidencialidade exigida pelo cliente.
Consultor diz que facilidade de consulta aos documentos é desafio
A terceirização de serviços como este é uma tendência, e algo positivo para as empresas, segundo Reinaldo Messias, consultor do Sebrae-SP (Serviço de Apoio à Micro e Pequena Empresa de São Paulo). Isso libera o espaço que seria destinado ao arquivo morto e gera economia, uma vez que os imóveis nas grandes cidades estão cada vez mais caros, de acordo com Messias.
"O cliente paga para ter facilidade e segurança. Por isso, a empresa que oferece o serviço tem que fornecer soluções que facilitem a vida dele, como organização, acesso fácil às informações por meio virtual ou físico, segurança e confidencialidade", afirma.
O consultor afirma que um negócio como este deve se manter atualizado em relação às novas tecnologias e buscar boas práticas para manter a operação.
"A maior dificuldade é o gerenciamento do papel físico. O material precisa ser bem conservado e estar organizado, para que a consulta seja fácil e rápida, em caso de necessidade."
Procurada para comentar o mercado, a ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos) não atendeu aos pedidos de entrevista da reportagem.
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